公益財団法人AFS日本協会　個人情報保護に関する基本方針
 

公益財団法人AFS日本協会は、世界各国との高校生その他青少年を中心とする留学生の交換、及び研修に関する事業を行い、内外の青少年等の健全な育成を助成し、成人としてその学習に根ざした個性を発揚することを促し、もって、国際相互理解を促進し、人類文化の発展と、世界の平和に寄与することを目的とする団体です。本協会の取得する個人情報は、この目的に沿って使用するもので、「個人情報保護に関する法律」に基づき、個人情報に関して適用される法令及びその精神を尊重、遵守し、個人情報を適切かつ安全に取り扱うとともに個人情報の保護に努めるものとします。

1. 個人情報の取得
   本協会は、個人情報の利用目的を明らかにし、本人の意思で提供された情報を取扱います。
2. 利用目的及び保護
   本協会が取扱う個人情報は、その利用目的の範囲内でのみ利用します。また、利用目的を遂行するために業務委託をする場合並びに法令等の定めに基づく場合や、人の生命、身体又は財産の保護のために必要とする場合をのぞいて、個人情報を第三者へ提供することは致しません。
3. 管理体制
   　(1) すべての個人情報は、不正アクセス、盗難、持出し等による、紛失、破壊、改ざん及び漏えい等が発生しないように適正に管理し、必要な予防・是正措置を講じます。
   　(2) 個人情報をもとに、利用目的内の業務を外部に委託する場合は、その業者と個人情報取扱契約書を締結するとともに、適正な管理が行われるよう管理・監督します。
   　(3) 個人情報の本人による開示・訂正、利用停止等の取扱いに関する問合せは、随時受付け、適切に対応します。また、個人情報の取扱いに関する苦情を受け付ける窓口を設け、苦情を受付けた場合には、適切かつ速やかに対応いたします。
4. 法令遵守のための取組みの維持と継続
   　(1) 本協会は、個人情報保護に関する法令及びその他の規則に則った事業運営に努めて参ります。
   　(2) 本協会が保有する個人情報を保護するための方針や体制等については、本協会の事業内容の変化及び事業を取巻く法令、社会環境、IT環境の変化等に応じて、継続的に見直し、改善します。
    

公益財団法人AFS日本協会　個人情報管理規程

(目 的)
第1条 本規程は、公益財団法人AFS日本協会において業務上知り得た個人情報の保護に万全を期すため、個人情報の適正な取扱いに関してこの法人の役職員が遵守すべき事項を定め、これを実施運用することにより個人情報を適切に保護し管理することを目的とする。

(定 義)
第2条 本規程において使用する用語は、次のとおりとする。
　　(1) 「個人情報」とは、生存する個人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む。)をいう。
　　(2) 「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合で、次に掲げるものをいう。
　　　ア 特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成したもの
　　　イ 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものであって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの
　　(3) 「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
　　(4) 「保有個人データ」とは、この法人が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいう。但し、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして政令で定めるもの及び6ヶ月以内に消去することとなるものを除く。
　　(5) 「本人」とは、当該個人情報によって識別される、又は識別され得る、生存する特定の個人をいう。
　　(6) 「役職員等」とは、この法人の評議員、理事、監事、顧問、事務局員並びにこの法人の支部の支部役員、支部員及びその他の登録ボランティアをいう。

(適用範囲)
第3条 本規程は、すべての役職員等に適用する。また、退職又は退任後においても在職又は在任中に取得・アクセスした個人情報については、本規程に従うものとする。
　2 役職員等のほか、この法人の事業について委嘱又は依頼を受けた者がこの法人の事業に従事する場合には、当該従事者は、本規程を遵守しなければならない。
　3 前項の従事者を管理する立場にある者は、当該従事者に対し、本規程の遵守を確保するために必要な措置を講じなければならない。

(個人情報管理責任者)
第4条 本規程を実施し、個人情報を適切に保護し管理するため、この法人に個人情報管理責任者１名を置く。
　2 前項の個人情報管理責任者は、管理本部長とする。
　3 個人情報管理責任者は、必要に応じ、事務局長の承認を得て、この法人で取り扱う個人情報について、本規程に定める諸事項を実施し徹底するため、必要な細則を策定することができる。

(個人情報の取得)
第5条 個人情報の取得は、適法かつ公正な方法によって行い、偽りその他不正な手段によって取得してはならない。
　2 本人から直接に個人情報を取得する場合には、本人（本人が未成年者の場合はその保護者。以下「本人等」という。）に対して、次に掲げる事項又はそれと同等以上の内容の事項を、書面又はこれに代わる方法によって通知し、本人等の同意を得なければならない。
　　(1) この法人の名称、個人情報管理責任者の氏名及び連絡先
　　(2) 本規程別紙「公益財団法人AFS日本協会が業務上保有する個人情報の利用目的」に定める個人情報の利用目的
　　(3) 保有個人データに関する次に掲げる権利の存在及び当該権利行使のための方法
　　　ア 当該データの利用目的の通知を求める権利
　　　イ 当該データの開示を求める権利及び第三者提供の停止を求める権利
　　　ウ 当該データに誤りがある場合にその内容の訂正、追加又は削除を求める権利
　　　エ 当該データの利用の停止又は消去を求める権利
　3 本人等以外の者から間接的に個人情報を取得する場合には、本人等に対して、前項第3号アないしエに掲げる事項を書面又はこれに代わる方法で通知し、本人等の同意を得なければならない。

(利用目的及び個人情報の利用)
第6条 この法人が取り扱う個人情報の利用目的は、本規程別紙「公益財団法人AFS日本協会が業務上保有する個人情報の利用目的」に定めるとおりとし、この法人が取り扱う個人情報の利用は、この法人の業務において必要な範囲であり、かつ本人等から同意を得た利用目的の範囲内でなければならない。

(個人情報の提供)
第7条 法令で定める場合を除き、個人情報は第三者に提供してはならない。
　2 前項の定めに拘らず、この法人の業務を遂行するために当該業務等の一部又は全部を第三者に委託する必要がある場合には、本人等が事前承諾した利用目的の範囲内において個人情報を当該業務委託先に対して提供できるものとする。但し、当該業務委託先とこの法人との間に、適正な内容の個人情報の保護に関する定めを締結することを要する。
　3 前項の定めに従い、個人情報を取扱う業務を第三者に委託した場合には、この法人が当該業務委託先に課した個人情報の適切な管理業務が、確実に遵守されるよう適時、確認し指導するものとする。

(個人情報の正確性確保)
第8条 個人情報は、利用目的達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう管理運営しなければならない。

(安全管理)
第9条 個人情報管理責任者は、個人情報の安全管理のため、個人情報の不正アクセス、漏洩、滅失又は毀損防止に努めるものとする。
　2 個人情報管理責任者は、必要に応じて個人情報の安全管理のため、必要かつ適正な措置を定めるものとし、当該個人情報を取り扱う役職員等に遵守させなければならない。

(役職員等の監督)
第10条 個人情報管理責任者は、個人情報等の安全管理が図られるよう、個人情報等を扱う役職員等に対して必要かつ適切な指導・監督を定期的に行わなければならない。

(個人情報等の消去・廃棄)
第11条 保有する必要がなくなった個人情報等については、直ちに当該個人情報を消去又は廃棄しなければならない。
　2 個人情報管理責任者は、個人情報の消去又は廃棄を行うに当たり、以下の事項を記載し又は記録した書面又は電磁的記録を作成し、当該消去又は廃棄の日から10年間、保存しなければならない。
　　(1) 消去又は廃棄の日付
　　(2) 消去又は廃棄した個人情報等の内容
　　(3) 消去又は廃棄の方法

(通報及び調査義務等)
第12条 役職員等は、個人情報が外部に漏洩していることを知った場合又はそのおそれがあると気づいた場合には、直ちに個人情報管理責任者に通報しなければならない。
　2 個人情報管理責任者は、個人情報の外部への漏洩について役職員等から通報を受けた場合には、直ちに事実関係を調査しなければならない。

(報告及び対策)
第13条 個人情報管理責任者は、前条に基づく事実関係の調査の結果、個人情報が外部に漏洩していることを確認した場合には、直ちに次の各号に掲げる事項を関係機関に報告しなければならない。
　　(1) 漏洩した情報の範囲
　　(2) 漏洩先
　　(3) 漏洩した日時
　　(4) その他調査で判明した事実
　2 個人情報管理責任者は、関係機関とも相談のうえ、当該漏洩についての具体的対応及び対策を講じるとともに、再発防止策を策定しなければならない。

(自己情報に関する権利)
第14条 本人から自己の情報について開示を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じるものとする。また、開示の結果、誤った情報があり、訂正又は削除を求められた場合は、原則として合理的な期間内にこれに応じるとともに、訂正又は削除を行った場合は、可能な範囲内で当該個人情報の受領者に対して通知を行うものとする。

(個人情報の利用又は提供の拒否権)
第15条 この法人が既に保有している個人情報について、本人からの自己の情報についての利用又は第三者への提供を拒まれた場合は、これに応じるものとする。ただし、次に掲げるいずれかに該当する場合は、この限りではない。
　　(1) 法令の規定による場合
　　(2) 本人又は公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護するために必要な場合

(苦情の処理)
第16条 この法人の個人情報の取り扱いに関する苦情の窓口業務は、事務局管理本部が担当する。
　2 個人情報管理責任者は、事務局長の承認を得て、前項の目的を達成するために必要な体制の整備並びに支援を行う。

(改 廃)
第17条 本規程は、理事会の決議により廃止又は変更することができる。

附則（平成23年 1月 4日制定）
本規程は、平成23年 1月 4日から施行する。

公益財団法人AFS日本協会が業務上保有する個人情報の利用目的

１ 公益財団法人AFS日本協会（以下「本協会」といいます。）が保有する個人情報は、世界各国との高校生その他青少年を中心とする留学生の交換等を行い、もって、国際相互理解を促進し、人類文化の発展と世界の平和に寄与することを目的として、本協会が行う以下の業務に利用します。
　(1) 我が国と世界各国との高校生その他青少年を中心とする留学生の交換
　(2) 我が国と世界各国の高校生その他青少年等による討論会、研修会等の開催
　(3) 留学の成果を高めるための調査、研究、発表並びに啓発活動
　(4) その他本協会の目的を達成するため必要な事業

２ 本協会が保有する個人情報は、上記１の業務に関し、次のような目的で利用します。
　(1) 派遣留学生の選考等のため
　(2) 奨学金受給資格者の承認その他奨学金の支給等のため
　(3) 維持会費の徴収等のため
　(4) ホストファミリー及びホストスクール等との情報連絡等のため
　(5) 本協会の常任委員会、支部等の運営、資料提供、情報連絡等のため
　(6) 広報出版物の関係者への配布等のため
　(7) 本協会の各種討論会及び研修会等の運営、資料提供、情報連絡等のため
　(8) 留学の成果を高めるための調査、研究、発表並びに啓発活動等に関する情報連絡等のため
　(9) 支部員、登録ボランティア、ホストファミリー及びホストスクールその他支部関係者相互の親睦・親交のため
　(10) 契約および法律等にもとづく権利の行使、義務の履行等のため
　(11) その他上記１の協会の目的達成のため